KI & Automatisierung · 7 Min. Lesezeit
Prozessautomatisierung für kleine Teams
Automatisierung braucht kein großes Softwareprojekt. Wo beginnen die kleinen Änderungen, die pro Woche einige Stunden sparen?
01Wählen Sie das Wiederkehrende, nicht das Lästige
Die richtige Frage zu Beginn lautet nicht, welche Aufgabe ich am wenigsten mag, sondern welche sich am häufigsten wiederholt. Eine mühsame Monatsaufgabe zu automatisieren bringt weniger als eine einfache, die fünfmal täglich anfällt. Häufigkeit zählt mehr als Schwierigkeit.
02Schluss mit dem Übertragen von Hand
Der häufigste Verlust in kleinen Betrieben ist, dieselbe Angabe zweimal einzugeben: vom Formular in die Tabelle, aus der Tabelle in die Rechnung. Diese Übertragungen zu automatisieren spart Zeit und beseitigt Tippfehler. Meist ist das die erste und lohnendste Automatisierung.
03Vereinfachen Sie zuerst den Prozess
Einen kaputten Prozess zu automatisieren macht ihn nur schneller kaputt. Schreiben Sie die Schritte auf und hinterfragen Sie jeden. Meist finden sich zwei, die entfallen können; der Rest wird automatisiert einfacher und belastbarer.
04Planen Sie die Ausnahmen ein
Jeder Ablauf kennt Fälle außerhalb der Regel: fehlende Angaben, Stornierungen, doppelte Einträge. Werden sie nicht bedacht, erzeugt die Automatisierung still falsche Ergebnisse, was schlimmer ist als gar nicht zu laufen. Ist das System unsicher, sollte es anhalten und einen Menschen benachrichtigen.
05Messen Sie den Gewinn in Stunden
Am einfachsten prüft man eine Automatisierung, indem man die Zeit davor und danach vergleicht. Notieren Sie vor der Einführung, wie viele Stunden pro Woche die Aufgabe kostet, und messen Sie einen Monat später erneut. Zeigt sich kein Gewinn, liegt es nicht am Werkzeug, sondern am gewählten Prozess.
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